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Conseils

Notre métier est de vous accompagner à l'organisation de votre événement professionnel de A à Z. Nous sommes des spécialistes et vous prodiguons plusieurs conseils pour le préparer au mieux.

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Donnez une autre dimension à vos séminaires
Pour un conseil sur le choix de l'hôtel et un accompagnement dans l'organisation de l'évènement faites appel à notre équipe dédiée : seminaires@bestwestern.fr

Organiser & Gérer

Les 10 commandements du séminaire
01 Anticiper
Vous aurez plus de choix
(satisfaction des participants)...
02 Détailler
Définissez scrupuleusement votre cahier des charges (dates, nombre de participants, etc.)
03 Identifier
Avez-vous besoin d'une agence pour organiser votre séminaire ?
04 Deviser
Demandez un premier devis qui respecte parfaitement votre évènement
05 Aider
N'hésitez pas à appeler nos conseillers qui pourront vous aiguiller dans vos choix de séminaires.
06 Préciser
N'omettez aucune question, c'est parfois dans les détails que se niche la satisfaction des participants.
07 Aménager
Identifiez les postes sur lesquels vous pouvez faire des concessions, peu important pour vous. Cela vous rendra plus fort sur un autre poste (faire un pas l'un vers l'autre)
08 Se déplacer
Les transports, un levier de baisse de coûts importants. Le co-voiturage est il possible ?
09 Impliquer
Pensez à l'empreinte écologique de votre évènement.
10 Économiser
Économisez en partageant la même chambre, choisir une destination moins tendance, optez pour une destination décalée et privilégiez les activités sur place.
Téléchargez le livre blanc résumant la démarche ROIste

Conseils & Exemples

Organiser les déplacements de mon séminaire

La situation géographique des participants est un point auquel il faut penser lors de l’organisation de votre séminaire. Un détail qui n’en est pas vraiment un puisqu’il peut vous permettre de réaliser une belle économie d’argent. Avant tout, réfléchissez à l’endroit d’où viennent les participants et par quel moyen de transport ils se rendront lu lieu du séminaire.

Quelques points essentiels à retenir

Si les personnes viennent individuellement
  • Fournir les indications les plus précises possibles aux participants
  • Eventuellement, réservez vous-même les billets de train ou d’avion
Si les participants viennent en groupe
  • Fournir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar
  • Prévoir les lieux et horaires de RDV
Pour le transfert
  • Penser au lieu de RDV
  • Définir un timing précis
  • Réservez à l’avance les navettes ou autocars

Enfin, n’oubliez pas de donner votre numéro de téléphone ou celui du responsable de l’organisation sur place, aux participants et intervenants !

Besoin d'aide ?
Vous n’avez pas trouvé de réponse à votre question ou préférez nous contacter par téléphone ?
01 49 02 00 19

Questions fréquentes

Comment effectuer une réservation de séminaire, groupe affaire ?
Laura
assistance Best Western
Par le site internet ou par téléphone au 01 49 02 00 19, un interlocuteur dédié vous accompagnera tout au long de votre recherche afin de vous trouver l’établissement de notre réseau le plus adapté à votre projet.
Est-il possible de recevoir plusieurs offres pour un même projet ?
Laura
assistance Best Western
Notre équipe est là justement pour centraliser vos recherches. Sur la base d’un rapide échange téléphonique nous permettant de mieux comprendre vos attentes, nous pourrons alors vous proposer plusieurs de nos établissements selon la localisation, la période et bien entendu la disponibilité de nos hôtels.
A quel moment puis-je échanger avec l’hôtel ?
Laura
assistance Best Western
Notre rôle est de vous aider à trouver l’établissement le plus adapté à votre projet. Une fois votre choix validé, vous échangez directement avec l’hôtel retenu pour avancer sur les étapes opérationnelles telles que la rooming list, le choix des menus…
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